Inledning

Denna informationstext förklarar hur ÖIS Alliansförening (”ÖIS”) hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som medlem i någon av ÖIS medlemsföreningar. Din integritet är viktig för oss. Vi är därför angelägna om att de personuppgifter som samlas in om dig lagras och hanteras på ett tryggt och säkert sätt, och i enlighet med dataskyddslagstiftningen (GDPR). Vi uppmuntrar dig att läsa igenom informationen noggrant. Om du har några frågor om hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finns i slutet av denna informationstext.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig, t ex namn, bild, personnummer, IP-adress, samt köphistorik.

ÖIS är en alliansförening – vad innebär det ur ett GDPR perspektiv?

ÖIS ombildades 2016 till en alliansförening. Kortfattat innebär det att de tidigare sektionerna numera är egna s.k. medlemsföreningar. Sällskapet ÖIS fortlever som tidigare men har som organisationsform övergått till en s.k. alliansförening som är ett paraplyorgan för ÖIS medlemsföreningar.

Varje medlemsförening har fått ökat ansvar för den egna verksamheten och ÖIS alliansförening har ett ansvar att hålla samman Sällskapet. ÖIS alliansen knyts samman dels genom stadgar och avtal, men också genom gemensamt arbetssätt och en öppen kommunikation mellan föreningarna. Att bevara gemenskap och samhörighet är ett viktigt mål för ÖIS.

Ombildningen till alliansförening innebär praktiskt att alla fysiska personer som tidigare var medlemmar i ÖIS numera är medlem i en, eller flera, av fyra medlemsföreningarna. Alliansföreningen har endast fyra medlemmar, de fyra medlemsföreningarna. Den nya organisationsformen påverkar hur vi åstadkommer efterlevnad av GDPR.

ÖIS medlemsregister och respektive medlemsförenings GDPR ansvar

Varje medlemsförening har ett eget ansvar att efterleva GDPR. Beroende på verksamhetens utformning kan hanteringen av personuppgifter se något olika ut i olika föreningar. För närvarande har respektive medlemsförening sitt eget medlemsregister.

ÖIS alliansförening till uppgift att bevara en gemensam förteckning över samtliga medlemmar inom hela alliansen. Syftet med detta konsoliderade medlemsregister är att skapa en samlad bild av ÖIS samtliga medlemmar och att bevara denna medlemshistorik över tiden.

Vilka personuppgifter hanterar vi om dig och varför?

I det gemensamma medlemsregistret sparar vi endast personuppgifter som är av relevans för att kunna:

  • Hantera uppvaktning av i samband vissa jubileumsdagar.
  • Hantera utmärkelser kopplade till långvarigt medlemskap, veta vilka som ska erhålla och vilka som har tidigare erhållit.
  • Bevara information om medlemmars eventuella föreningsuppdrag samt eventuella utmärkelser som erhållits.

Konkret är det endast information:

  • Födelsedatum
  • Namn
  • Adress
  • Telefon
  • Email adress
  • Anteckningar upp eventuella uppdrag eller utdelade utmärkelser
  • Sektions/föreningstillhörighet
  • Information om medlemskapet, medlemsavgift mm.

Hantering av medlemsuppgifter

ÖIS alliansförening erhåller medlemsuppgifter från respektive medlemsförening. Detta rapporteras vanligtvis in årligen.

Att finnas med i vårt gemensamma medlemsregister är en förutsättning för att vara medlem i ÖIS. Eventuell begäran om att raderas ur det gemensamma medlemsregistret lämnas till den medlemsförening man är medlem i.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. I praktiken innebär detta att vi sparar medlemsinformationen under överskådlig framtid, eller till dess vi ber ombedda att radera den.

Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?

ÖIS gemensamma medlemshistorik används enbart för internt bruk. Vi säljer aldrig dina uppgifter till en tredje part.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Din integritet är viktig för oss och därför sätter vi säkerheten i fokus. Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen samt etablerade riktlinjer för informationssäkerhet. Detta innebär att vi har rutiner och regler kring dataskydd, t ex att vi skickar dina uppgifter på ett säkert sätt och säkrar att personalen endast har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete.

Om cookies

När du besöker vår webbplats kan vi också samla in information och uppgifter om dig genom att använda så kallade cookies.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Om du vill nyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i nästa avsnitt.

  • Tillgång till dina personuppgifter – du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas
  • Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade
  • Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna
  • Invända mot behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse och mot behandling för direktmarknadsföring – du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller att behandlingen begränsas
  • Rätt till dataportabilitet – du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Om du skulle anse att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss, se avsnittet kontaktuppgifter nedan. Du har även rätt att klaga till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.

Hur du motsätter dig elektronisk direktmarknadsföring

ÖIS kan komma att använda din e-postadress eller mobilnummer för direktmarknadsföring. Om du inte vill att vi använder din e-postadress eller mobilnummer för direktmarknadsföring är du välkommen höra av dig så inför vi en så kallad reklamspärr för dina uppgifter. Kontakta oss i så fall enligt följande: avregistrera@ois.se.

Kontaktuppgifter

ÖIS (org. nr. 857201-9845) är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina personuppgifter. Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras, kontakta oss genom en skriftlig egenhändigt undertecknad begäran som skickas till:

Örgryte Idrottssällskap
Korndalsvägen 2
SE-41276, Göteborg

I brevet önskar vi att du uppger ditt namn, adress, e-post, telefonnummer samt personnummer i tillägg till ditt ärende. Bifoga även en kopia av din legitimation. Svar kommer att skickas till din folkbokföringsadress.

Uppdateringar av informationstexten

Denna informationstext uppdaterades senast den 7 november 2018 och kan komma att ändras.